Plan for periodisering og uttrekk
I mai 2019 gjekk kommunen over til nytt sak/arkivsystem (Acos Websak) og det gamle sak/arkivsystemet (ePhorte) var periodisert og gjort uttrekk av. I tillegg er det frå våren 2020 på plass integrasjon frå skuleadministrativt system (Tieto/Evry) til sak/arkivsystemet.
Ved overgang til nytt sak/arkivsystem vart enkelte aktive saker frå byggesaksarkiv og planarkiv overført til nytt sak/arkivsystem, med tilhøyrande restansar.
Oversikt over eldre arkivdelar finn du under oversikt over arkivbeholdning
Vidare plan for periodisering
Sak/arkivsystemet skal periodiserast kvart 8 år.
Vidare plan
Sak/arkivsystemet skal periodiserast kvart 8 år.
| Arkivdel | Periode | Neste periodisering/ overlapping | Merknad |
| Saksarkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Overlappingsperiode frå 2024-2026 evt. 2026-2028 |
| Personalarkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Personale som har slutta vert flytta over i eigen arkivdel (PERS1) som skal periodiserast i 2024 eller 2026. |
| Elevarkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Elevar som har slutta vert flytta over i eigen arkivdel (ELEV1) som skal periodiserast i 2024 eller 2026. (jmfr. IKA sitt ønske om 10 år, her bør vi ha kunne stå fritt til å gjere det slik vi vil) |
Flyktning/ logoped/ vaksenopp/ pasient/ m.m. | | | |
| Gards- og bruksnr arkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Som ved saksarkiv |
| Planarkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Som over. |
| Byggesaksarkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Som over. |
| Landbruksarkiv | 06.2019 - | 2024/26 | Som over. |
| Sjukeavløysing | 06.2019 - | 2024/26 | Som over. – Kassasjon???? |
| Har ikkje gått gjennom alle desse | | | |
Elektroniske system (fagsystem og sak/arkivsystem)
Uttrekk frå elektronisk journal frå avslutta perioder og system
| System | Aktiv/ avslutta | Merknad | Plan for uttrekk | Dato for uttrekk | Innmeldt til IKA | Status |
| K-2000 | Avslutta | Historisk base tilgjengelig i Documaster | | | | Ferdig |
| ePhorte | Avslutta | Historisk base tilgjengelig i Documaster | | 2022 | | Ferdig |
| Agresso | Avslutta | Base ligg tilgjengelig i Documaster C-archive | | 2024 | | |
| Gerica | Aktiv | Historisk base tilgjengelig i Documaster og Helseplattformen. Documaster tar uttrekk av den arkivdelen som tilhører Vanylven kommune, som ble kopiert fra SSIKT. Uttrekket blir slik dataene var da arkivet var en del av SSIKT løsningen. | Documaster tek uttrekk | 2025 | | |
| Visma HS-pro | Aktiv | Er tilgjengeleg i Helseplattformen. Skal bli tilgjengeleg i Documaster. | Documaster tek uttrekk | 2025 | | |
| Visma Familia | Aktiv | Skal bli tilgjengeleg i Documaster. | | 2025 | | |
| Visma enterprise | Aktiv | | | 2025 | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |