Daglege kontrollrutinar - arkiv

Journalføring og dokumentasjon

Sentralt e-postmottak / postmottak@vanylven.kommune.no

Inngåande e-post til sentralt postmottak skal registrerast til aktuell sakshandsamar og journalførast av arkivet dersom den er arkivverdig, sakshandsamarar registrerer sjølv e-post som dei tek imot.

E-postførespurnader som blir arkivert, skal behandlast vidare som ordinær post. Om mottakar ikkje er brukar i aktuelt arkivsystem vil vi legge leiar på som sakshandsamar og distrubere e-posten vidare til den aktuelle i tillegg. Dersom innhaldet i e-posten ikkje er arkivverdig vil postmottak vurdere om den skal distribuerast vidare til aktuelle mottakarar i organisasjonen. Dersom det er henvist til konkrete mottakarar vil vi sende e-posten til dei det måtte gjelde med eventuell kopi til leiar.

Acos Mottak

Ved oppstart blir det sjekka om det er logga feil på nokon av modulane og om transportnavet køyrer. Ved feil blir mottaksstatusbiletet opna, og statusoversikt for mottak vises med eit utropsteikn dersom importen har feila.
Gå til hovedbiletet og importer dei ulike importjobbane som ligg klare for import.

Papirpost

Skille mellom arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Eit dokument er arkivverdig når det er ein del av sakshandsaminga og/eller har verdi som dokumentasjon. Ikkje-arkivverdig post til fordelt til antatt mottakar, evt. avklar med sakshandsamar. Den arkivverdige posten blir opna, sortert, skanna og fordelt/registrert

Rutinar for kvalitetssikring og oppfølging på journalpostnivå

Kvalitetssikring av journalpostar som er registrert av sakshandsamar (S-status)

E-post: Sakshandsamar skal sjølv arkivere e-post som blir mottatt eller sendt direkte, men arkivet må kvalitetssikre og journalføre e-posten slik at den kjem på offentleg journal.

Kontrollere om det er rett dokumenttype.
Kontrollere dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
Kontrollere om avsendar/mottakarnamn er korrekt ført.
Kontrollere at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar og evt. kopimottakar.
Legge inn mottat dato og dokument dato.
Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit.
Journalfør ved å endre status frå S til J. Journaldato er den dagen ein journalførar.

Kvalitetssikring av inngåande journalpostar som er midlertidig registrert av arkivtenesta (M-status)

Kontrollere dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
Kontrollere om avsendar/mottakarnamn er korrekt ført.
Kontrollere at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar og evt. kopimottakar.
Legge inn mottat dato og dokument dato.
Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit.
Journalfør ved å endre status frå M til J. Journaldato er den dagen ein journalførar.

Kvalitetssikring av dokumentproduksjon (R-status, F-status og E-status)

Kontrollere dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig.
Kontrollere om avsendar/mottakarnamn er korrekt ført.
Kontrollere at dokumentet er ekspedert utan feil.
Kontrollere at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar og evt. kopimottakar.
Legge inn mottat dato og dokument dato.
Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit.
Journalfør ved å endre status til J. Journaldato er den dagen ein journalførar.

Journalføring av saksframlegg og møtedokument

Saksframlegg og andre møtedokument skal ikkje journalførast før etter at det er gjort vedtak i saka. Dokumenta vert synleg for offentlegheita via møtedokument publisert på heimesida. Når kommunestyretmøte er ferdig i den aktuelle perioden og protokoll er ferdig, journalførar ein saksframlegga som har vore til handsaming. Det gjer ein ved å gå inn i møtemodulen for det siste kommunestyremøte. Dokumenta som står i status F må journalførast og kontrollerast på lik linje med anna journalføring. Ferdigstill deretter møtesaka. Gjenta prosessen for alle råd og utval i samme periode.

Oppfølging av «gamle» journalposter i status R som er eldre enn ein månad

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar ikkje blir ståande i status R i altfor lang tid. Det kan vere ulike årsakar til at sakshandsamarane ikkje ferdigstille journalpostar, men det kan også skyldes at det er gløymt eller at det er feil bruk av systemet. Ta kontakt med saksbehandlar for oppfølging. Be dei ferdigstille eller feilregistrere.

Kontroll av ufordelte journalpostar

Hent fram jounalpost frå kurva ufordelte journalpostar. Sett på riktig sakshandsamar og administrativ eining på journalposten dersom den ikkje allereie er journalført.

Sjekke kurven «beskjed til arkivet»

Bistå med det sakshandsamar gir beskjed om. Kvittere ut.

Kvalitetssikring av ekspedering og feila forsendingar

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar som blir ekspedert via SvarUT ikkje feilar under sending. Bruk kurvene «overføring feilet», «ikkje ekspedert» og «klar for sending».

Vel Noark – SvarUT – ekspedering feilet.

Rutinar for kvalitetssikring og oppfølging på saksmappenivå

Ufordelte saker

Dersom ei sak manglar saksansvarleg vil desse hamne i ei oppfølgingskurv hos arkivet etter fem dagar. Arkivet følger då opp og sett saksansvarleg basert på kven som har fått tildelt journalposten.

Kvalitetssikring av saksmapper som er oppretta (status R)

Er rett arkivkode, tittel, avdeling/sakshandamar påført? Endre status til B (under behandling).

Kvalitetssikring og avslutning av saksmapper som er ferdigbehandla

Når det ikkje er forventa fleire dokument i ei arkivsak, skal saksansvarleg sende sak til avslutning ved å nytte funksjonen for dette. Arkivet får deretter saka i kurva avslutt sak. Alle dokumenta i saksmappene skal bli nøye gjennomgått for å sikre at dei er fullstendige og korrekte.

Kontroll av metadata: Sjekk at alle metadata (som tittel, dato, avsender, mottaker) er rett registrert på dokumenta.
Sikring av dokumenta sin integritet: Bekreft at dokumenta ikkje er skada eller manglar sider.
Sikre at saka har rett arkivdel, rett sakstype, rett skjerming og rett klassering.
Oppdatering av status: Endre status på saksmapper til "avsluttet" når alle dokumenta er korrekt behandla og ingen flere dokument er forventa.

Saker som utgår

Arkiv skal i sine kontrollrutinar føle opp saker som er feiloppretta og som ikkje skal brukast til vidare registrering av dokument. Sakstittel skal endrast til «Utgår», saksstatus til U (saka utgår), flytt saka til arkivdel UTGÅR.

Produksjon av offentleg journal, køyre drum/kontrollmodul for innsynsløysing

Kontrollere postliste

Dei tilsette på arkiv har ansvar for å kvalitetssikre postjournalane før dei blir lagt ut på internett. Dette innebærer kontroll med at journalen er ført etter dei krav som blir stilt i lov og forskrift og at personvernet er ivareteke. Inngåande og utgåande post vert publisert en virkedag etter journalføring.

To tilsette ved arkivtenesta skal dagleg kontrollere dei dokumenta som er journalførte. Alle offentlege og journalførte dokument, innanfor publiserte arkivdelar, vil vise i den offentlege journalen, dvs dokument som har fått status J. Dette gjelder I, N, U og S-dokument.

Sjekke dokumenttitlar og vedleggstitlar jf. skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
Sjekke om avsendar/mottakarnamn er korrekt skrevet
Sjekk at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetype, klassering og saksbehandlar.
Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit
Kontrollere evt. skjerming
Sjekk at hovuddokument er rett

Når postlista har blitt kontrollert, så skal det køyrast Drum/kontrollmodul for innsynsløysinga, og dei journalførte dokumenta blir publisert ut på Acos innsyn/kommunen si heimeside.

Sjekk også i innsynsløysinga at alt ser ok ut der like etter at postlista er publisert ut.

Rutine for kva gjer ein om dokument som er unnateke offentlegheit kjem ut på postlista

Så snart ein blir gjort kjent med at det ligg opplysningar på postlista som skal vere unnateke offentlegheit, må arkivtilsette umiddelbart gjere endringar på sak/journalpost og få køyrt ny Drum. Ein må også vurdere om ein treng å ta ned innsynsløysinga til ein har fått retta opp i feilen. Ta i så fall kontakt med IKT via deira vakttelefon, og be dei om å ta ned innsynsløysinga.

Husk å sjå til at ev. brot på GDPR blir meldt.

Innsynsbehandling

Kommunen skal utvise meiroffentlegheit. Dersom kommunen ikkje kan gje innsyn, må der ligge føre ein lovheimel for å gjere unntak.

Vanylven kommune har ikkje alle arkivdelar publisert i vår innsynsløysing. Vi publiserar heller ikkje x-dokument (internt dokument utan oppfølging). Dersom ein ynskjer innsyn i ei spesifikk sak eller dokument, vennligst ta kontakt med postmottak@vanylven.kommune.no

Arkiv og saksbehandlar samarbeider om behandling av innsynsførespurnadar. Arkiv svarar ut dei aller fleste innsynskrava og det er også dei som koordinerar innsamling når fleire sektorar er involvert.

Vanylven kommune - rutine innsynskrav (PDF, 298 kB)

Arkivverket - etablere internkontroll for arkiv