Restanserapport

Restanserapporten viser oversikt over restansar i avdeling og på sakshandsamarnivå. Det vert ikkje teke hensyn til at forfallsdato må vere passert for at journalposten skal gje restanse. Restanserapport vert skreven ut til sektorsjef/avdelingssjef etter kvart kvartal. Sakshandsamarar med mykje restansar får også utskreven restanserapport og purring på desse.

Andre rutinar for oppfølging

Ledelsesinfo

I samarbeid med leiarar og sakshandsamarar: ta ut oversikter frå ledelsesinfo basert på t.d. antal aktive saker, antal restansar, behandlingstid. Arkivtenesta bør bruke oversikta ein får gjennom «arkivforvaltning» i Ledelsesinfo, og rette opp dei evt. manglane som kjem fram i denne oversikta.

Oppfølging og kvalitetssikring før ein sakshandsamar sluttar

Sjekke om sakshandsamar har restansar, skal dei avskrivast/overførast andre, evt. dokument som ligg utsjekka, saker som skal avsluttast/overførast til andre?

Oppfølging og kvalitetssikring når ei adm. eining opphøyrer

Sjekke om journalpostar har restanse. Saker må enten overførast til anna avdeling eller avsluttast. Flytt brukarar til anna avdeling om dei ikkje har slutta. Legg i informasjon eller merknader. Sett inn rett start og avslutningsdato.

Rutinar for ulike fagsystem 

Det skal vere rutinar for dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen. Systemansvarleg eller leiar for avdelinga har ansvar for å sjå til at rutinar er utarbeida og har ansvar for å utarbeide dei.